Mis Cinco Hábitos Tecnológicos

Desde que comencé como Abogado en el 2013 tenía muy claro que la abogacía necesitaba un cambio en profundidad en lo que se refiere a la forma en la que se hacían las cosas. 

        A día  de hoy ese cambio todavía es muy necesario pero hemos mejorado mucho con el tiempo. 

        La abogacía es una profesión que se resiste mucho a los  cambios, ya hemos pasado aquella época en la que el buen abogado era el que se sentaba detrás de una gran mesa de madera de pino y detrás de ella una inmensa estantería llena de colecciones de libros sobre jurisprudencia adornaban el ambiente. 

        Con los años hemos comprendido la mayoría que menos es más y que con unos pequeños cambios (unos impuestos y otros elegidos de manera voluntaria) mejoramos nuestros negocios. 

        En este post os quiero dar una primera visión de mis hábitos que con los años he ido perfeccionando (aunque me queda mucho, mucho camino que recorrer) para convertir mi despacho en un despacho tecnológico.

Primero: Concepción de empresario.

        Uno de los grandes problemas de los despachos pequeños y abogados independientes, es que no se consideran empresarios. Desde el mismo momento en que decidimos que nuestra trayectoria profesional va encaminada a ser profesionales autónomos, debemos tomar conciencia de que regentamos un negocio. 

        Regentar un negocio conlleva que tenemos que estar pendientes de ciertos aspectos  mucho más allá de que si ejerciéramos de forma asalariada nuestra profesión.

        un empresario debe tener siempre en cuenta que esta en este mundo para ver crecer su negocio y que debe cuidarlo sino quiere que se le muera. 

        Marcar objetivos de facturación, de marketing, de productividad, elaborar presupuestos a corto, medio y largo plazo, elaborar una buena estrategia de marketing y promoción o estudiar un plan de inversiones para tu negocio, son las claves y la diferencia entre el abogado que el día de mañana triunfara y el abogado que está condenado a desaparecer. 

Segundo. Gestión eficaz del tiempo.

        Si preguntásemos a la mayoría de los autónomos y profesionales  de este país encontraríamos que la mayoría de ellos tienen como una de las preocupaciones principales la falta de tiempo y es que los seres humanos NO conseguimos manejar bien el tiempo que tenemos disponible y acaba siendo uno de los bienes más escasos.

        El abogado no es ajeno a este problema y se encuentra agravado por la cantidad de tareas que debe hacer a lo largo del día (redacción de escrito,llamadas de clientes a todas horas, acudir al juzgado, mantenimiento de los asuntos, reuniones con el cliente, promoción y marketing, facturación…) 

        El día a día se convierte en una sucesión de tareas, muchas de ellas con plazo de entrega, que acortan nuestra jornada laboral y nos hacen acabar el día cansados, fatigados y muchas veces alargando sin fin nuestro día.

        Cansado de no tener tiempo para mí y muchas veces para mi negocio he incorporado a mi vida diaria 2 APLICACIONES que han supuesto para mi un antes y un después en la forma de distribuirme mi tiempo 

        Ambas aplicaciones keep (notes) y google calendar son de la colección de google y aunque sabía de su existencia desde hace mucho tiempo, no me había parado a pensar lo útiles que podrían ser. 

        Es necesario antes de comenzar a usarlas tener claro que debemos y qué queremos cambiar nuestra forma de hacer las cosas. Yo por ejemplo, ya no atiendo llamadas a todas horas, ni contesto emails a no ser que sea urgente. He planificado una hora al día normalmente a final de la mañana o principio de la tarde para ese cometido. Es por ello, que cuando me llega una llamada o un email, los apunto en el keep (notes) y las voy tachando cuando las hago. De la misma manera utilizo esta aplicación para planificara grandes rasgos las tareas pendientes que tengo esa semana y así poder ir tachando a medida que voy haciéndolas. De esta manera he conseguido manejar mejor mi tiempo, saber mi ritmo de trabajo y ser más productivo. 

        En cuanto al Google Calendar mediante un sistema de colores, he conseguido organizar vencimientos, citas, declaraciones, o asuntos importantes. Tengo que reconocer que nunca he sido amigo de las agendas físicas y que siempre acababa por no usarlas, desde que utilizo el Google Calendar controlo a la perfección mi día a día y tengo como ventaja que lo llevo siempre en el movil. 

Tercero. Marketing y promoción del despacho

        Si alguien se piensa todavía que los clientes del despacho van a acudir a la puerta del despacho a contratar su servicio está muy equivocado.

        Normalmente, la figura del abogado se centraba en generar fama y buena reputación para que con el boca a boca fuera aumentando su cartera de clientes. 

        Hoy en día el abogado debe tener buena reputación en internet, es decir, debe tener presencia. Desde colocar en google business el despacho, hasta tener presencia en redes sociales. cada vez más abogados compramos dominios con el nombre de nuestro despacho o con el nuestro propio para generar lo que se llama IMAGEN DE MARCA Este tipo de imagen es costoso en horas de tiempo pero el posicionamiento permite aparecer en las primeras posiciones en los buscadores y eso es muy importante. 

        En mi caso, mi objetivo es crear dos tipos de imagen de marca “Adrados Abogados” que es mi despacho y por otra, mi imagen de marca personal desde donde escribo este tipo de post. 

        Existen páginas en internet donde poder anunciarte y ellos te envian clientes potenciales. Este tipo de páginas son muy cómodas sobretodo al principio cuando no tienes conocimientos de confeccionar páginas web, ni tiempo, ni dinero. 

        En mi caso, tengo una doble estrategia por una parte utilizo una de estas páginas (LEXGOAPP) y también busco el posicionamiento de google. 

http://www.lexgoapp.com

        Más adelante explicaré más extensamente este tipo de páginas.

Cuatro. Inversiones en bienes de equipo

        Todo negocio tiene y debe cuidar mucho los equipos. Dependiendo de que profesión se trate estos equipos serán  más o menos caros. En el caso de la abogacía no tenemos que gastar mucho dinero en los bienes de equipo, pero sin embargo, sería conveniente tener claro que si queremos que se facilite nuestro día a día debemos tener por lo menos un buen ordenador portatil, escaner con impresora y teléfono movil.

        ultimamente y gracias a la centralización y digitalización de todos mis expedientes estoy utilizando cada vez más mi tablet. La tablet te permite mayor agilidad y poder escribir y trabajar desde donde quieras sin tener que preocuparte de llevar el despacho a cuestas. 

        Por lo tanto, es necesario crear un buen plan de amortización de nuestros bienes de equipo para intentar siempre mantenerlos al día y que si tienes un imprevisto no te genere un desequilibrio en tu presupuesto. Por ello, recomiendo que se lleve a cabo un plan especificó a este fin.

Cinco.- Digitalización y papel cero. 

        Desde hace aproximadamente 2 años decidí que no me gustaba el papel. El papel en el S.XXI ocupa espacio en el despacho, se puede perder y es muy difícil mantener una copia de seguridad del mismo. Es por ello, que llevo a cabo un protocolo por el que toda la documentación original o fotocopia que me entrega el cliente se escanea y se devuelve en la mayor brevedad posible. 

        Además todo informe que genere en mi despacho, así como los documentos legales no se imprimen nunca y se mandan a los clientes vía email o en formato digital (CD, pen drive).A parte de que es mucho más respetuoso con el medio ambiente hace que no se genere casi papel en el despacho y si contratas una nube segura te permite poder acceder a toda la información desde cualquier sitio o dispositivo. 

        Esto se lo recomiendo a cualquier persona y que se haga con brevedad y paciencia porque con los años generamos mucha documentación y es muy difícil conseguir que todo tu despacho sea digital ( tras 2 años lo he logrado)

        La necesidad de registrar cualquier documento judicial mediante el sistema lexnet ha permitido que cada vez nos vayamos  haciendo a este sistema y estemos cada vez más cerca del papel cero.